Datenschutzerklärung und Information bei der Erhebung personenbezogener Daten

(Stand: 01.11.2019)

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für

Datenerhebungen im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung. Hierzu zählen beispielsweise:
- Datenerhebungen aufgrund der Durchführung des Sozialgesetzbuchs (SGB I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII) sowie des Sozialgerichtsgesetzes und unter Beachtung des § 67a SGB X sowie im Rahmen der Verarbeitung der Daten unter Beachtung des § 67b SGB X, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung einer Aufgabe nach dem Sozialgesetzbuch erforderlich ist.
- Datenerhebungen aufgrund der Durchführung des Wohngeldgesetzes (WoGG), insbesondere des § 13 WoGG
- Datenerhebungen aufgrund der Durchführung der Hessischen Bauordnung (HBO), insbesondere des § 60 HBO
- Datenerhebungen aufgrund der Durchführung des Hessisches Gesetz über die öffentliche Sicherheit und Ordnung (HSOG), insbesondere der §§ 13, 14 HSOG
- Datenerhebungen aufgrund der Durchführung des Hessischen Beamtengesetzes, insbesondere des § 86 Hessischen Beamtengesetzes

Nähere Angaben nach Art. 13 und 14 EU-DSGVO zu den jeweiligen Fachgebieten finden Sie unten.

das Internet-Angebot des Odenwaldkreises

vertreten durch den Landrat Frank Matiaske,
Michelstädter Str. 12,
64711 Erbach, unter www.freiwillig-im-odenwaldkreis.de und für die über diese Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten. Für Internetseiten anderer Anbieter, auf die z.B. über Links verwiesen wird, gelten die dortigen Datenschutzhinweise und -erklärungen.

Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: Der Kreisausschuss des Odenwaldkreises,
vertreten durch den Landrat Frank Matiaske,
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach Sofern der Landrat die Daten erhebt, ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich: Der Landrat des Odenwaldkreises,
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach Sofern der Landrat als Behörde der Landesverwaltung die Daten erhebt, ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich: Der Landrat als Behörde der Landesverwaltung,
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach

Behördliche Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte des Kreisausschusses des Odenwaldkreises: Frau Filiz Günaydin
Kreisausschuss des Odenwaldkreises
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach
Telefax: 06062 70-111-251
E-Mail: datenschutz@odenwaldkreis.de Stellvertretender behördlicher Datenschutzbeauftragter: Herr Bernhard Hering
Kreisausschuss des Odenwaldkreises
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach
Telefax: 06062 70-111-1870
E-Mail: datenschutz@odenwaldkreis.de

Unser grundsätzlicher Umgang mit Ihren Daten

Personenbezogene Daten

Gemäß Artikel 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Grundsätze der Verarbeitung

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten nach §§ 20, 21 HDSIG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a – f der EU-DSGVO. Die Befugnis der öffentlichen Stelle zur Datenverarbeitung aus § 3 Abs. 1 HDSIG wird durch § 21 HDSIG auf weitere Zwecke erstreckt. Demnach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, durch öffentliche Stellen im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung zulässig, wenn

offensichtlich ist, dass sie im Interesse der betroffenen Person liegt und kein Grund zu der Annahme besteht, dass sie in Kenntnis des anderen Zwecks ihre Einwilligung verweigern würde,
Angaben der betroffenen Person überprüft werden müssen, weil tatsächliche Anhaltspunkte für deren Unrichtigkeit bestehen,
sie zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder Ordnung, die Verteidigung oder die nationale Sicherheit, zur Wahrung erheblicher Belange des Gemeinwohls oder zur Sicherung des Steuer- oder Zollaufkommens erforderlich ist,
sie zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, zur Vollstreckung oder zum Vollzug von Strafen oder Maßnahmen im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 8 des Strafgesetzbuchs oder von Erziehungsmaßregeln oder Zuchtmitteln im Sinne des Jugendgerichtsgesetzes oder zur Vollstreckung von Geldbußen erforderlich ist,
sie zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten einer anderen Person erforderlich ist oder
sie der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen, der Rechnungsprüfung oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen des Verantwortlichen dient; dies gilt auch für die Verarbeitung zu Ausbildungs- und Prüfungszwecken durch den Verantwortlichen, soweit schutzwürdige Interessen der betroffenen Person dem nicht entgegenstehen.

Speicherdauer und Speicherfristen

Werden Daten für einen Vorgang erhoben und gespeichert, ist die Bemessung des notwendigen Zeitraums bis zur Löschung von der Dauer der zur Erfüllung der Aufgaben und Pflichten abhängig. Hierbei orientieren wir uns grundsätzlich an den Aufbewahrungsfristen, die im Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen festgelegt sind. Für Hessen ergibt sich aus § 37 Abs. 2 GemHVO grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sämtliche Fristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in welchem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird, bzw. in dem die Anfrage an die zuständige Behörde abgegeben wird.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

In der Regel werden personenbezogene Daten, die Sie uns zu Ihrer Person mitteilen, nur durch den Kreisausschuss des Odenwaldkreises oder den Landrat verarbeitet. Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es aber erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gegenüber natürlichen und juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder anderen Stellen gegenüber offenlegen. In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder oder eines Mitgliedstaates der Europäischen Union
Gerichte (z.B. bei sozialgerichtlichen Streitverfahren, Bußgeldverfahren, Strafverfahren)
Öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen sofern es sich hierbei um die datenverarbeitende Stelle (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter) handelt

Ihre Rechte

Sie haben nach der DS-GVO und dem HDSIG verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO und §§ 52 und 53 HDSIG ergeben. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte an die jeweilige Fachabteilung oder, sofern diese Ihnen nicht bekannt sein sollte, an den unter II. genannten Verantwortlichen. Gerne können Sie sich auch jederzeit an info@odenwaldkreis.de wenden.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO oder § 52 HDSIG über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG § 52 Abs. 2 bis 5 HDSIG eingeschränkt wird.

Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO oder § 53 HDSIG eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und der §§ 34 und 53 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO oder § 53 HDSIG das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Widerspruch

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns im Sinne von § 35 HDSIG im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet. Bitte beachten Sie ferner, dass bei einem Widerspruch gegen die Datenverarbeitung etwaige von Ihnen gestellte Anträge nicht bearbeitet werden können bzw. eine Versagung oder Entziehung von Leistungen nach sich ziehen könnte (z.B. §§ 60, 66 SGB I).

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden wenden.

Spezielle Information nach Art. 13 und 14 EU-DSGVO bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person und bei Dritten Personen

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten nach §§ 20, 21 HDSIG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a – f der EU-DSGVO. Ergänzend gelten die im Folgenden genannten fachspezifischen Erhebungs- und Verarbeitungsgrundsätze der Fachabteilungen.

Hauptabteilung I

Internetpräsenz

Bei jedem Besuch unserer Webpräsenz werden Daten über den Zugriff auf das Angebot (sog. Server-Logfiles) erhoben und gespeichert. Zu diesen Zugriffsdaten zählen:

Datum und Uhrzeit des Aufrufs
Name der abgerufenen Website
Meldung über erfolgreichen Abruf (Statuscode)
übertragene Datenmenge
verwendete Browsersoftware inklusive Version (sog. User Agent), die von Ihnen zuvor besuchte Website (sog. Referer URL) sowie die IP-Adresse in anonymisierter Form.

Diese Daten werden ausschließlich zur Verbesserung unseres Angebotes ausgewertet und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person. Zudem wird die vollständige IP-Adresse zum Nachvollziehen von Angriffen in einem eigens dafür angelegten Protokoll gespeichert, auf das wir nur dann zugreifen, wenn es gilt, Angriffe nachzuvollziehen. Dieses Protokoll wird regelmäßig gelöscht und ist vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Soweit Sie von uns auf unserem Internetauftritt angebotene Serviceleistungen, wie z.B. unser Kontaktformular, Umfragen, etc. in Anspruch nehmen wollen, ist es dagegen nötig, dass Sie weitere Daten mit Personenbezug angeben. Es handelt sich um diejenigen Daten, die zur jeweiligen Abwicklung erforderlich sind (näher dazu unten). Die Angabe der Daten ist freiwillig, ist zur Nutzung der Angebote jedoch erforderlich und werden lediglich dazu genutzt, die Angebote optimal auszuführen. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen über unsere Website einen umfangreichen Service anbieten zu können, oder die von Ihnen gewünschten Leistungen zu erbringen. Eine weitere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte oder eine Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken ohne Ihre Einwilligung findet nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind (z.B. Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte; Auskunft an öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden usw.). Personenbezogene Daten werden wie folgt genutzt:

Nutzerprofile / Einsatz von Cookies

Außer in den in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen erstellen wir keine personenbezogenen Nutzerprofile. In Verbindung mit dem Abruf der von Ihnen gewünschten Informationen werden auf unseren Servern lediglich in anonymisierter Form Daten zur Erbringung unserer verschiedenen Services oder zu Auswertungszwecken gespeichert. Hierbei werden allgemeine Informationen protokolliert, z.B. wann welche Inhalte aus unserem Angebot abgerufen werden oder welche Seiten am häufigsten besucht werden. Wir setzen sog. „Cookies“ (kleine Text-Dateien mit Konfigurationsinformationen) ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Internetseiten von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen nur sogenannte Session-Cookies (auch als temporäre Cookies bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Internetseiten zwischengespeichert werden. Die eingesetzten Cookies sind zur Funktionsfähigkeit des vollständigen Webangebotes notwendig. Nutzer, die Cookies nicht akzeptieren, können auf bestimmte Bereiche unserer Websites eventuell nicht zugreifen. Nach Beendigung der Session, sobald Sie Ihre Browsersitzung beenden, werden die Cookies gelöscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden.

Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Sofern etwa Daten von Ihrem Rechner an solche des Odenwaldkreises übertragen werden, verschlüsseln wir diese generell nach dem SSL-Standard. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die oben genannten Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können von Ihnen unverschlüsselt preisgegebene Daten – auch wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

Hyperlinks zu fremden Websites

Auf unserer Website befinden sich sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Website direkt auf die Website der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf diesen Websites Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Unternehmen, Behörden oder sonstigen Personen die Datenschutzbestimmungen einhalten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritten informieren Sie sich bitte auf deren Websites.

Kontaktformular

Wenn Sie uns Daten zu Ihrer Person im Rahmen einer Anfrage über unser Kontaktformular zur Verfügung stellen, verwenden wir diese Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben ausschließlich zu dem Zweck, zu dem Sie uns diese Daten übermitteln: Zur Beantwortung Ihrer Fragen und Bearbeitung Ihrer Anliegen. Die im Rahmen von Anfragen über unsere Online-Formulare erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von fünf Jahren gespeichert. Falls wir Ihre Nachricht mit Ihren Daten im Falle der Unzuständigkeit an eine zuständige Behörde zur Bearbeitung abgeben („Abgabe“), werden die erhobenen Daten und die Information über die Abgabe an die zuständige Behörde für ein Jahr gespeichert.

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Personenbezogene Daten von Beschäftigten werden für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses in Einklang mit Artikel 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a, b, c und f verarbeitet, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung, Beendigung oder Abwicklung sowie zur Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen erforderlich ist. Dies gilt auch zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten. Zur Aufdeckung von Straftaten werden personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt nur, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. Der Arbeitgeber erhebt Daten, soweit die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist, um die Eignung des Beschäftigten für die vorgesehenen Tätigkeiten festzustellen. Das sind Daten über die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen sowie über die Ausbildung und den bisherigen beruflichen Werdegang des Beschäftigten. Daten eines Beschäftigten über die rassische und ethnische Herkunft, die Religion oder Weltanschauung, eine Behinderung, die sexuelle Identität, die Gesundheit, die Vermögensverhältnisse, Vorstrafen oder laufende Ermittlungsverfahren werden nur unter den Voraussetzungen erhoben, unter denen nach § 8 Absatz 1 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) eine unterschiedliche Behandlung zulässig ist. Insbesondere können folgende Daten gespeichert werden: Notwendige Unterlagen nach dem Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung, Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten, Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung sowie Unterlagen zu Haftungsfällen. Soweit gesetzliche Speicher- bzw. Löschfristen bestehen, gelten diese. Hiernach sind im Beschäftigungskontext insbesondere folgende Fristen zu beachten:

Personenbezogene Daten (verarbeitete Beschäftigungsdaten)	Speicherfrist
Notwendige Unterlagen nach dem Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz	zwei Jahre gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG, § 50 Abs. 2 JArbSchG, § 27 Abs. 5 MuSchG, § 17 MiLoG, § 17c AÜG
Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung	fünf Jahre gemäß §§ 28f Abs. 1 Satz 1, 2 SGB IV
Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten, wie z.B. auch E-Mails von Arbeitnehmern, die als Handelsbriefe gelten	sechs Jahre gemäß § 147 Abs. 1, 3 AO
Unterlagen, soweit sie generell für die Besteuerung von Bedeutung sind	sechs Jahre gemäß § 147 Abs. 1, 3 AO
Lohnkosten im Sinne von § 41 EStG	sechs Jahre gemäß § 41 EStG
Unterlagen, die für den Jahresabschluss des Unternehmens relevant sein könnten, wie z.B. Unterlagen der Lohnbuchhaltung (Buchungsbelege)	zehn Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 1 u. Abs. 4, § 147 Abs. 1, 3 AO
Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung	dreißig Jahre gemäß § 18a BetrAVG
Unterlagen zu Haftungsfällen	dreißig Jahre gemäß § 199 BGB

Sonstige Unterlagen bzw. Beschäftigtendaten, insbesondere Beschäftigtendaten für die keine oder keine eindeutige gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, sind grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der einzelne Datenverarbeitungsvorgang abgeschlossen wurde, aufzubewahren, soweit keine Ausnahme nach Absatz 3 besteht. Diese Frist entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Eine längere oder verlängerte Speicherfrist in Bezug auf Beschäftigtendaten ist ausnahmsweise zulässig, wenn die weitere (längere) Datenverarbeitung erforderlich ist, um rechtliche Ansprüche, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem Verwaltungsverfahren oder einem außergerichtlichen Verfahren (hierzu gehören auch Mediations- und Moderationsverfahren sowie sonstige außergerichtliche Verhandlungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer), geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Das gilt auch für Bewerberdaten. Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist ausnahmsweise auch dann zulässig, wenn die (weitere bzw. längere) Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers oder eines Dritten erforderlich ist (z. B. Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers), sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Beschäftigten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist schließlich zulässig mit Abschluss einer entsprechenden Einwilligung des Betroffenen. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten umgehend und endgültig gelöscht. Gespeicherte Beschäftigtendaten werden umgehend gelöscht, wenn feststeht, dass die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung bleiben unberührt. Für Unterlagen von Bewerbern gelten folgende Regelungen: Die eingereichten und vorgelegten Unterlagen von abgelehnten Bewerbern werden grundsätzlich neun Monate aufbewahrt und gespeichert (die Frist beginnt mit Zustellung der Ablehnungsentscheidung). Soweit Bewerber eingestellt werden, gelten die vorgenannten Fristen für Beschäftigte. Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, gelten als Beschäftigte.

Beihilfestelle

Zum Zweck der Bearbeitung von Beihilfeangelegenheiten gem. § 80 Hessisches Beamtengesetz (HBG) bzw. der entsprechenden tarifrechtlichen Vorschriften in Verbindung mit der Hessischen Beihilfenverordnung (HBeihVO) werden die personenbezogenen Daten der Beihilfeberechtigten und ggf. ihrer berücksichtigungsfähigen Angehörigen erhoben und auch an die Versorgungskasse für die Beamten der Gemeinden und Gemeindeverbände in Darmstadt weitergeleitet, die in die Ermittlung des Beihilfeanspruchs und der Beihilfeauszahlung eingebunden ist. Sollten medizinische Stellungnahmen bzw. Gutachten zur Entscheidungsfindung erforderlich sein, werden personenbezogene Daten an Gutachterinnen und Gutachter bzw. Amtsärztinnen und Amtsärzte weitergeleitet. Insgesamt unterliegen die Daten den Aufbewahrungsfristen des § 92 Abs. 2 HBG bzw. den tarifrechtlichen Vorschriften. Danach sind Unterlagen über Beihilfeangelegenheiten drei Jahre bzw. bei Tarifbeschäftigten sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

Familienkasse

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Daten werden zur Bearbeitung Ihres Kindergeldantrages auf Grundlage der §§ 31, 62 bis 78 Einkommensteuergesetz (EStG) und der Regelungen der Abgabenordnung (AO) bzw. aufgrund des Bundeskindergeldgesetzes (BKGG) und des Sozialgesetzbuches (SGB) verarbeitet. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Daten werden im Rahmen des IdNr-Kontrollverfahrens an die IdNr-Datenbank des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) gemeldet, um zu verhindern, dass Kindergeld mehrfach festgesetzt wird. Rechtsgrundlage: Nach § 139b Abs. 3 Nr. 11 AO besteht die Befugnis für die Speicherung der zuständigen Finanzbehörden. Familienkassen sind gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 6 AO Finanzbehörden und als solche befugt, ihre Zuständigkeit zu übermitteln.
Daten werden an die Bezüge anweisenden Stellen im öffentlichen Dienst weitergeleitet.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:
Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes zu vernichten. Wann die Aufbewahrungsfrist abläuft, hängt davon ab, um welche Art von Akte es sich handelt:

Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich sechs Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.
Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht bevor etwaige Ansprüche aus diesem Steuerschuldverhältnis erloschen sind; im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens. Die elektronisch gespeicherten Daten werden analog dieser Regelungen gelöscht.

Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen einer Nichtbereitstellung: Nach § 93 Abs. 1 AO hat der Beteiligte alle zur Feststellung des Sachverhaltes erheblichen Tatsachen und Auskünfte vorzutragen. Sofern der Beteiligte keine hinreichenden Auskünfte machen kann, kann sich die Familienkasse an Dritte wenden (§ 93 Abs. 1 Satz 3 AO). Die besonderen Mitwirkungspflichten nach § 68 EStG ergänzen und konkretisieren die allgemeinen Mitwirkungspflichten in Bezug auf den Familienleistungsausgleich. Derjenige, der Kindergeld beantragt oder bereits erhält, muss alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Kindergeldzahlung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Kindergeldzahlung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich der zuständigen Familienkasse mitteilen. Kommt der zur Mitwirkung Verpflichtete (Antragsteller, Kindergeldberechtigter, über 18-jähriges Kind) seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, hat die Familienkasse je nach Sachlage im Rahmen der freien Beweiswürdigung zu Lasten des Kindergeldberechtigten nachteilige Schlüsse zu ziehen. Ein Neuantrag ist somit aus materiellen Gründen abzulehnen. Eine laufende Kindergeldfestsetzung ist aufzuheben. Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck: Werden personenbezogene Daten zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem sie erhoben wurden, verarbeitet, handelt es sich um eine Weiterverarbeitung. Eine solche darf die Familienkasse gemäß § 29c AO vornehmen, beispielsweise nach Abs. 1 Nr. 1 der Vorschrift, wenn die Weiterverarbeitung einem anderen Verwaltungsverfahren in Steuersachen dient. Nach § 68 Abs. 4 EStG darf die Familienkasse an die Bezüge anweisenden Stellen Auskunft über den für die jeweilige Kindergeldzahlung maßgebenden Sachverhalt erteilen, damit diese mit dem Kindergeld zusammenhängende Leistungen bearbeiten kann.